Crear un plan de mantenimiento preventivo es de vital importancia para reducir el tiempo que nuestros equipos o los de nuestros clientes se encuentren inoperativos y causando pérdidas de productividad.

Definición de objetivos y prioridades: ¿qué deseamos conseguir?

Puede parecer una obviedad, pero lo cierto es que este punto es esencial para que el plan de mantenimiento tenga éxito. La empresa se tendrá que hacer algunas preguntas previas, sobre las cuales se desarrollará la estrategia posterior de mantenimiento.

En estas preguntas se plantearán asuntos sobre la preponderancia del factor económico (elegir el plan de mantenimiento más barato posible), sobre corregir fallos anteriores que se dieron en otro momento del tiempo (para evitar que se repliquen en el futuro) o sobre priorizar la preservación de equipos críticos cuyo reemplazo es sensiblemente más caro, o cuya avería penalizaría gravemente la cadena de producción.

Respondiendo a estas preguntas correctamente, la empresa estará en disposición de trazar un plan de mantenimiento orientado a conseguir los objetivos previstos. Y lo cierto es que no existe una única fórmula válida, porque incluso podrían serlo todas al mismo tiempo.

Además, estas preguntas pueden variar en función de la posición financiera de la empresa: si la compañía presenta un problema de liquidez, es lógico que se sujeten los gastos de mantenimiento preventivo y se tire más de acciones correctivas.

Sin embargo, en esta batería de preguntas, evidentemente se pondrán sobre la mesa aquellos activos sin cuyo funcionamiento correcto la empresa podría incurrir en mayores pérdidas a largo plazo.

Listar los activos y las tareas: ¿qué necesitamos?

En esta segunda fase, la idea es empezar elaborando un inventario de los activos, es decir, un listado de todos los equipos e instalaciones susceptibles de requerir labores de mantenimiento. El resultado será un mapa dividido por familias de equipos que facilite su consulta y categorización.

Además, a cada equipo de la lista le acompañarán una serie de atributos necesarios para trazar la estrategia de mantenimiento:

1. Recomendaciones del fabricante. Comprenden las condiciones óptimas de funcionamiento definidas por el fabricante del equipo, así como las tareas de mantenimiento recomendadas y su planning en el tiempo.
2. Plazos de garantía. Es el tiempo durante el cual el equipo se encuentra acogido a la garantía del fabricante. Recordemos que una reparación fuera de garantía siempre acarrea mayores costes. Saber cuándo vence la garantía de cada equipo ayudará mucho a la hora de priorizar el mantenimiento sobre unos equipos u otros.
3. Histórico de mantenimiento. Abarca todas las comprobaciones y reparaciones anteriores a la elaboración del plan. Es necesario conocerlas para saber el punto de la vida útil del equipo desde el que se parte.
4. Nivel de criticidad. Significa categorizar el activo en función de su importancia en el conjunto de equipos e instalaciones. Esta discriminación ayudará posteriormente a priorizar el mantenimiento sobre equipos más críticos o caros, y a relegar los menos críticos (o más económicos) a acciones de mantenimiento correctivo

Puntos clave para crear un plan de mantenimiento preventivo

• Si lo trabajos se realizan con máquina en parada.
• Si se dispone de los repuestos necesarios y la maquinaria necesaria para realizar dichas intervenciones en la fecha planificada.
• Analizar los recursos necesarios y la duración de los trabajos.

Documentar nuestro plan de mantenimiento

Para documentar nuestro plan de mantenimiento o lo que es lo mismo establecer el cronograma de intervenciones que debemos realizar sobre cada activo, muchas empresas aún siguen usando el Excel o softwares

Vamos a ver un ejemplo de inventario de activos y tareas.

• Nombre de la instalación: Edificio principal.
• Familia de equipos: Aire acondicionado.
• Activo: Aire acondicionado 1.
• Marca: Marca X.
• Plazo de garantía: junio de 2023.
• Recomendaciones del fabricante: dos revisiones anuales (noviembre y mayo) y revisiones mensuales durante los meses de verano.
• Fecha de la última inspección: noviembre de 2022.
• Criticidad: Clase B.

Establecer prioridades según los recursos: ¿qué activos son los más importantes?

Una vez que se dispone de toda la información de partida, y que se tiene claro el escenario idóneo al que se desea llegar, es el momento de aterrizar todos estos datos y elaborar un plan de acción a corto plazo, que tenga en cuenta los recursos actuales (de tiempo y dinero) y la criticidad de los activos (los más caros, los más importantes, los que tienen una garantía que expira antes…).

En esta fase, en realidad, se trata de aplicar el sentido común: los protocolos de actuación saldrán de forma casi natural tras un primer barrido sobre la información recopilada:

1. Los equipos de clase A (los más críticos) serán los primeros sobre los que recaigan las acciones de mantenimiento preventivo. Las averías en estos equipos traerán consecuencias más graves, por lo que hay que reducir sus probabilidades de fallos.
2. Los equipos de clase B (criticidad intermedia) serán los siguientes en ser evaluados. Si bien no son tan importantes como los de clase A, se asume que un error de funcionamiento puede ser potencialmente peligroso.
3. Los equipos de clase C (criticidad baja) son los últimos en incorporarse a la lista de prioridades, ya que sus averías no constituyen ningún peligro potencial; para este tipo de equipos es más recomendable el mantenimiento correctivo que el preventivo.

Una vez se han agrupado los activos según su criticidad, se pasa a elaborar una lista de tareas en función de los niveles de dificultad de cada una. De esta forma:

1. Nivel 1. Tareas que no requieren de mano de obra especializada.
2. Nivel 2. Tareas que necesitan de mano de obra especializada.
3. Nivel 3. Tareas cuya mano de obra, además de especializada, debe contar con certificación legal.
4. Nivel 4. Reparaciones a gran escala que requieren de mano de obra cualificada.
5. Nivel 5. Reparaciones a gran escala que entrañan alto riesgo para el personal.

En Tecnigas recomendamos que tengas tu plan de mantenimiento preventivo, nosotros te podemos asesorar y ayudarte a reducir costos y evitar paradas de producción